Fuseaux horaires GoMeddo : comment fonctionne réellement la planification à l'échelle mondiale

Voici une remarque que j'entends souvent.

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Un responsable des installations à Amsterdam réserve une salle de formation au siège de Londres pour 15 h. L'e-mail de confirmation arrive dans la boîte de réception du participant londonien et indique également 15 h.

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Le participant se présente donc à 15 h, heure de Londres.

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Mais la salle avait en réalité été réservée pour 15 h, heure d'Amsterdam, soit 14 h à Londres. Lorsqu'ils arrivent, la salle est déjà occupée.

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C'est le genre de problème lié aux fuseaux horaires qui peut sembler anodin sur le papier, mais qui entraîne de réels désagréments dans le fonctionnement quotidien. Et dès lors que votre organisation opère sur plusieurs sites, dans plusieurs régions ou dans plusieurs pays, la gestion des fuseaux horaires devient un aspect qu'il est indispensable de maîtriser.

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GoMeddo n'a cessé d'améliorer la gestion des fuseaux horaires tout au long du cycle de réservation. Laissez-moi vous expliquer comment cela fonctionne.

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Chaque réservation a son propre fuseau horaire

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Dans GoMeddo, chaque réservation est associée à un fuseau horaire spécifique. Ce fuseau horaire peut provenir de différentes sources, selon le mode de fonctionnement de votre organisation.

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Pour de nombreuses équipes, le fuseau horaire dépend de la ressource. Une salle située à Amsterdam utilise l'heure d'Amsterdam. Une salle située à Londres utilise l'heure de Londres. Il suffit de définir ce paramètre une seule fois dans la fiche de la ressource pour que les réservations concernant cette ressource utilisent automatiquement le fuseau horaire approprié.

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Mais toutes les réservations ne concernent pas nécessairement des chambres. Vous pouvez également planifier du personnel, du matériel, des véhicules, des sessions de formation ou tout autre élément personnalisé. C’est pourquoi GoMeddo prend également en charge les champs de fuseau horaire au niveau des dimensions. Depuis le premier trimestre 2025, chaque dimension dispose de son propre fuseau horaire, sélectionnable via la liste de sélection globale « Fuseaux horaires » de GoMeddo.

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Vous pouvez également choisir quelle partie de la réservation doit déterminer le fuseau horaire. Par exemple, un organisme de formation peut souhaiter que le fuseau horaire du formateur prévale pour la réservation, tandis qu’une réservation liée à un lieu doit suivre le fuseau horaire de la salle.

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L'objectif est simple : chaque réservation utilise le fuseau horaire le plus adapté à cette réservation spécifique.

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À quoi cela ressemble-t-il sur le calendrier ?

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Imaginons que vous gériez des salles à Amsterdam et à Londres.

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Dans votre calendrier GoMeddo, chaque lieu apparaît dans sa propre colonne. Si vous réservez une séance à 15 h à Amsterdam et une autre à 14 h à Londres, ces séances apparaissent à la même hauteur sur le calendrier.

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Pourquoi ? Parce qu'elles se produisent au même moment dans la vie réelle.

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Mais chaque colonne affiche toujours l'heure locale correcte pour ce lieu. Si vous déplacez une réservation d'Amsterdam à Londres, GoMeddo conserve clairement l'heure locale de la réservation pour la destination. Ainsi, si une réunion est prévue à 15 h, heure locale, elle reste clairement identifiable comme étant à 15 h, heure locale, quel que soit l'endroit où elle est déplacée.

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C'est voulu. La plupart des personnes qui réservent une chambre, une salle ou un espace se basent sur l'heure locale de cet endroit.

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Cette fonctionnalité s'applique également aux réservations en libre-service. La gestion des fuseaux horaires ne concerne pas uniquement les équipes internes utilisant le calendrier GoMeddo. Elle s'applique également aux processus de réservation destinés aux clients. Lorsqu'un utilisateur utilise le sélecteur de créneaux horaires dans un portail Experience Cloud, les créneaux disponibles s'affichent à l'heure locale de la ressource faisant l'objet de la réservation. Ainsi, si un client situé à New York réserve une salle de formation à Amsterdam, il verra s'afficher les horaires d'Amsterdam.

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Il en va de même pour le Frontend Builder. Votre page de réservation en libre-service peut afficher l'heure locale exacte pour chaque lieu, ressource ou service, sans semer la confusion chez la personne qui effectue la réservation.

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Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les organisations dont les clients, le personnel ou les ressources sont répartis dans différentes régions. Que la réservation s'effectue via une page publique, un portail ou un processus interne, l'utilisateur voit s'afficher l'heure correspondant à ce qu'il réserve.

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C'est vous qui décidez comment l'heure doit s'afficher

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Il n'existe pas de méthode unique pour afficher les fuseaux horaires. Chaque équipe a besoin d'une vue différente. Un responsable de site local souhaite généralement consulter les réservations dans le fuseau horaire de chaque site. Une équipe de planification centrale peut, quant à elle, préférer tout afficher dans son propre fuseau horaire, afin de pouvoir comparer plus facilement les plannings.

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GoMeddo vous permet de gérer cela.

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Dans le calendrier, vous pouvez choisir si les horaires s'affichent selon le fuseau horaire local de la ressource ou selon celui de l'utilisateur qui consulte le calendrier. Dans le Frontend Builder, vous pouvez également décider si les créneaux disponibles doivent suivre le fuseau horaire de la ressource ou celui de l'utilisateur.

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Cela signifie que vous pouvez configurer chaque calendrier ou processus de réservation de la manière qui convient le mieux aux personnes qui l'utilisent.

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E-mails de confirmation et synchronisation de l'agenda

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Une fois la réservation confirmée, GoMeddo veille également à ce que l'heure soit correctement reportée dans les calendriers externes. Lorsque GoMeddo envoie un e-mail de confirmation contenant une pièce jointe au format ICS, des outils tels qu'Outlook, Google Agenda et Apple Agenda lisent les informations relatives au fuseau horaire et affichent correctement l'événement pour le destinataire.

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Il en va de même pour la synchronisation entre GoMeddo, Outlook et Google Agenda. Les rendez-vous s'affichent à l'heure locale correspondante pour la personne qui les consulte. Ainsi, que l'on travaille depuis Amsterdam, Londres, New York ou n'importe où ailleurs, les rendez-vous restent exacts.

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Pourquoi est-ce important ?

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Si votre organisation opère dans un seul fuseau horaire, la plupart de ces opérations se déroulent discrètement en arrière-plan. Mais dès lors que vous gérez des ressources, du personnel ou des clients répartis sur plusieurs fuseaux horaires, la manière dont votre plateforme de planification gère le temps devient cruciale. Une mauvaise gestion des fuseaux horaires peut entraîner des rendez-vous manqués, des doublons, de la confusion et une perte de confiance dans le système.

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GoMeddo évite ce problème en associant chaque réservation à un fuseau horaire spécifique dès sa création.

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Cela signifie que les fuseaux horaires ne sont pas considérés comme un élément secondaire ni gérés manuellement. Ils sont intégrés à la logique de réservation elle-même.

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Si vous souhaitez configurer les fuseaux horaires pour vos dimensions ou vos types de réservation, vous trouverez le guide complet sur documentation.gomeddo.com. Et si vous ne savez pas quelle configuration correspond à votre cas d'utilisation, n'hésitez pas à contacter votre consultant GoMeddo.

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Ils peuvent vous présenter les différentes options, quel que soit votre fuseau horaire.

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