Favoriser la réussite des étudiants grâce à une planification plus intelligente des conseillers

Dans le paysage actuel de l'enseignement supérieur, les étudiants attendent un accès rapide et transparent aux services de soutien dont ils ont besoin pour s'épanouir, qu'il s'agisse de services académiques, émotionnels ou administratifs. Pourtant, pour de nombreux établissements, la programmation d'un entretien avec un conseiller implique encore des systèmes obsolètes, de longues files d'attente ou des échanges de courriels.

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Ces points de friction, bien qu'apparemment mineurs, peuvent avoir des conséquences majeures : les étudiants déconnectés sont plus susceptibles de se désengager, d'avoir des résultats scolaires médiocres ou d'abandonner complètement leurs études. Pour répondre à l'évolution des attentes et améliorer les résultats des étudiants, les établissements doivent adopter une infrastructure de planification plus intelligente et plus flexible. C'est là que GoMeddo intervient.

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Le défi : Un emploi du temps obsolète ralentit la réussite des étudiants

Pour les universités et les établissements d'enseignement supérieur, gérer la disponibilité des conseillers, éviter les doubles réservations et répondre à des besoins complexes, tels que les spécialisations des tuteurs ou les types de sessions, peut s'avérer un cauchemar logistique lorsque les systèmes sont fragmentés ou obsolètes. Les étudiants se heurtent souvent à de longs délais d'attente ou sont contraints de prendre rendez-vous par des voies peu pratiques ou intimidantes.

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La recherche a montré que la plupart des étudiants qui abandonnent l'enseignement supérieur évoquent un sentiment de déconnexion par rapport à leur établissement. Les obstacles liés aux horaires jouent un rôle dans cette déconnexion, en bloquant l'accès à des services essentiels tels que le conseil académique, le soutien en matière de santé mentale et le mentorat. Dans le même temps, le personnel des établissements est accablé par des processus manuels qui lui font perdre du temps et l'empêchent de se concentrer sur l'engagement et la réussite des étudiants.

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La solution GoMeddo : La planification des conseillers rendue intelligente

GoMeddo fournit aux établissements d'enseignement une solution de bout en bout pour transformer la façon dont la planification des conseillers est gérée et vécue. La plateforme permet aux administrateurs d'organiser les équipes de conseillers à travers les départements avec une vue claire et en temps réel de leur disponibilité, intégrée directement avec Outlook ou les calendriers Google pour éviter les doubles réservations. Les étudiants peuvent réserver, reprogrammer ou annuler des rendez-vous à tout moment via un portail intuitif en libre-service, disponible à la fois sur les ordinateurs de bureau et les appareils mobiles.

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Le système met les étudiants en relation avec les bons conseillers en fonction de leurs questions, de leurs préférences ou de leur disponibilité, qu'il s'agisse d'un problème académique spécifique à une matière ou d'un problème de bien-être. La flexibilité de GoMeddo permet également aux institutions de définir des règles de planification complexes, telles que des limites sur les types de réunions, la durée des sessions ou les critères d'éligibilité, tout en gardant l'expérience de réservation simple et conviviale.

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Le graphique ci-dessous montre la séquence des événements du point de vue de l'étudiant qui planifie une session de tutorat pour un cours qu'il a du mal à suivre. Tout d'abord, GoMeddo reconnaît l'utilisateur. Ensuite, l'utilisateur saisit ses intentions concernant la session souhaitée, telles que sa disponibilité et ses préférences. Troisièmement, GoMeddo vérifie la disponibilité de tous les paramètres fournis et produit une liste des sessions disponibles, en proposant également des alternatives en tenant compte du fait que le profil préféré pourrait ne pas être disponible à l'heure souhaitée. Enfin, après avoir confirmé le créneau choisi, GoMeddo envoie un e-mail de confirmation et, grâce à son intégration avec Google ou Outlook, ajoute la session au calendrier des deux parties.

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Des avantages concrets pour les étudiants et le personnel

Les institutions qui utilisent GoMeddo constatent un changement majeur dans la façon dont le temps du personnel est réparti et dont les étudiants s'engagent dans les services de soutien. Grâce à l'automatisation et à la centralisation de la planification, les conseillers ont plus de temps pour se concentrer sur les étudiants au lieu de s'occuper du va-et-vient administratif. Les données relatives aux rendez-vous sont saisies et gérées dans un système central, ce qui permet aux établissements de savoir qui est reçu, quand et pourquoi, sans dépendre d'outils fragmentés ou de feuilles de calcul. La même plateforme gère les réservations dans tous les départements, garantissant ainsi une vue unifiée de la demande de services.

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Pour les étudiants, l'expérience devient transparente. Ils peuvent facilement accéder à l'aide dont ils ont besoin sans avoir à naviguer dans la bureaucratie institutionnelle ou à faire la queue. Il en résulte un sentiment de connexion plus fort, une meilleure accessibilité des services et une expérience éducative plus satisfaisante.

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Impact dans le monde réel : Pourquoi la programmation des conseillers donne des résultats

Les avantages d'une planification rationalisée en libre-service vont bien au-delà de la commodité. Les études menées par les établissements qui utilisent des solutions de planification intelligente font état d'améliorations mesurables des résultats obtenus par les étudiants et les établissements. Une étude menée auprès de 15 partenaires de l'enseignement supérieur a révélé une augmentation de 5 à 7 points de pourcentage des taux de persévérance, simplement en permettant un emploi du temps flexible et sans conflit. Une autre étude réalisée à Washington, D.C., a montré que les étudiants étaient moins susceptibles de manquer les cours les jours où des séances de tutorat étaient prévues, ce qui établit un lien direct entre l'accès au soutien et l'assiduité. Il a été démontré que les rappels automatisés, par courrier électronique ou SMS, accompagnés d'une forme d'engagement actif, réduisent les taux d'absentéisme jusqu'à 40 %, tandis que les options de programmation numérique améliorent considérablement la satisfaction et l'engagement des étudiants, en particulier dans le cas des services de santé mentale. Dans ces cas-là, la possibilité de réserver discrètement en ligne élimine les barrières anxiogènes et permet aux étudiants de s'engager selon leurs conditions.

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Pourquoi GoMeddo est conçu pour le succès de l'enseignement supérieur

GoMeddo est plus qu'un simple outil de réservation. Il s'agit d'une plateforme flexible et entièrement intégrée, conçue pour répondre aux besoins spécifiques des établissements d'enseignement. Qu'il s'agisse d'aider un étudiant de première année à rencontrer son conseiller pédagogique ou de s'assurer que les professionnels de la santé mentale sont accessibles en quelques clics, GoMeddo permet aux étudiants et au personnel de mieux planifier leurs activités. La plateforme aide les institutions à fournir un modèle de service moderne, réactif et centré sur l'étudiant, qui contribue directement à la réussite et au bien-être des étudiants.

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Les institutions qui donnent la priorité à l'accès aux services de soutien posent les bases d'une amélioration de la rétention, de la réussite scolaire et de la satisfaction des étudiants. Avec GoMeddo, vous ne vous contentez pas de planifier des réunions, vous renforcez les relations, réduisez les frictions et créez une expérience étudiante plus résiliente.

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Vous êtes prêt à voir à quoi pourrait ressembler une planification plus intelligente pour votre institution ? Prenez contact avec notre équipe ou appelez-nous dès aujourd'hui.