La seule source de vérité pour l'English National Opera

L'ENO est "l'opéra national pour tous". Ses représentations, chantées en anglais, contribuent à faire tomber les barrières linguistiques et à "créer de nouvelles expériences avec un opéra qui inspire". Champion de l'inclusivité, l'English National Opera défie les attentes traditionnelles en matière de tenue vestimentaire et ouvre ses portes à tous. L'ENO a construit un modèle innovant adapté à l'ère moderne. Mais ses systèmes opérationnels sont restés figés dans le passé.
Comme toute maison d'opéra, l'ENO est confronté à une logistique extrêmement complexe : Gérer les heures de travail du personnel, documenter et stocker méticuleusement les accessoires et les costumes, planifier les représentations pour les années à venir et expédier les opéras loués à l'étranger.
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Gérer une logistique complexe avec des processus manuels hérités du passé

Le personnel jongle quotidiennement avec un flux d'informations en constante évolution qui affecte chaque élément de la production. Aussi incroyable que cela puisse paraître, selon Katie Haynes de l'ENO, tout cela a été géré à l'aide d'une feuille de calcul Excel appelée "The Cards", ou sur des documents papier épinglés sur des tableaux dans chaque département.
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"Il y a énormément de vérifications manuelles, et chaque fois que nous annonçons une saison, je dois m'asseoir devant mon ordinateur, vérifier la base de données et m'assurer que tous les détails sont corrects. Chacun se promène avec sa propre version des Cartes, imprimée, et lorsque quelque chose change, chacun doit modifier les informations dans son propre document. Le risque d'erreur humaine, car nous ne sommes tous que des êtres humains, est incroyablement élevé, et si quelque chose ne va pas, cela pourrait être vraiment grave."
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Poussé par un besoin clair de centraliser, d'améliorer l'accessibilité des informations et de moderniser les opérations, ENO a lancé un processus d'appel d'offres pour trouver un partenaire technologique, qui s'est conclu en 2020 par la sélection de GoMeddo.

"En fin de compte, GoMeddo offrait une plus grande capacité de personnalisation et de mise en œuvre de nos idées", explique Katie. "En tant que compagnie d'opéra, nous avons des exigences très spécifiques, pas particulièrement courantes, en ce qui concerne la manipulation et le traitement des réservations. GoMeddo s'est montré très réceptif à ces exigences.

‍Unesource unique de vérité et un système simple de gestion numérique‍

En conséquence, ENO et GoMeddo se sont associés pour créer un système entièrement personnalisé capable de rationaliser les nombreuses réservations et les détails complexes partagés d'un département, d'une production ou d'une exécution à l'autre. Des fonctionnalités personnalisées ont été développées pour répondre aux besoins spécifiques d'ENO. Il s'agit notamment de la création d'une fonction "fantôme" qui permet de créer des projets de programmes avant de les mettre en ligne, de l'amélioration des capacités de planification et de la création d'un système de code QR pour suivre et regrouper tous les éléments de costumes avec leur interprète et leur représentation, assurant ainsi la continuité et permettant de gagner un temps précieux. ENO dispose désormais de 6 vues de calendrier distinctes qui peuvent toutes être superposées, personnalisées et manipulées de manière appropriée par toute personne autorisée. Cela offre une visibilité qu'ENO n'a jamais connue auparavant. Tous les détails d'un spectacle sont désormais regroupés dans un seul espace. Les bibles de spectacle qui fournissent à chaque département des exigences uniques pour chaque spectacle peuvent être directement consultées de manière centralisée, ce qui offre une expérience de travail plus commune. Dans un secteur chargé d'histoire, la capacité de regarder les détails en arrière est essentielle.
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"Nous disposons désormais d'un registre éternel de qui a porté quoi et dans quel spectacle. Dans ce secteur, il est essentiel de savoir. Nous pouvons dire que tel vêtement a été porté par telle personne il y a 30 ans. Cela nous permet également d'enregistrer les anciennes mensurations. Auparavant, il était très pénible de le faire pour chaque représentation hebdomadaire, mais maintenant le système le gère très bien."
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Pour la première fois, un nouveau calendrier des artistes offre à l'ENO une vue d'ensemble de ce que font les artistes et où ils se trouvent. L'activité et les exigences de chaque artiste, des obligations légales aux allergies, sont consignées, ce qui permet d'avoir une visibilité rapide sur la disponibilité et de s'assurer que les règles de travail sont respectées. Des vues de calendrier ont également été créées pour les espaces de représentation, les locations d'opéra, le personnel, les séries de représentations et, bien sûr, The Cards, offrant ainsi une vue d'ensemble complète. ENO et GoMeddo ont travaillé à la création d'une réplique numérique quasi exacte des cartes, permettant à toute personne équipée d'un iPad ou d'un smartphone d'accéder à la version la plus récente lorsqu'elle est en déplacement - ce qui est essentiel dans un théâtre. Il est important de noter que l'ENO dispose désormais d'une source unique de vérité pour l'ensemble de sa planification, ce qui réduit considérablement le risque d'erreur humaine. Cette fonctionnalité arrive au moment le plus difficile pour le secteur artistique, les restrictions COVID entravant sérieusement l'accès aux spectacles. Mais Katie estime que la technologie est plus que jamais nécessaire.
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"Historiquement, nous planifions les productions des années à l'avance, et tout était très bien établi ; nous connaissions nos budgets, et il n'y avait pas beaucoup de mouvements de terrain. Mais avec COVID, j'ai dû envoyer The Cards chaque semaine à cause des plans qui changeaient constamment"
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Changement de réglementation et nombre de spectateurs
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Les changements de réglementation concernant le nombre de spectateurs et les précautions de sécurité signifiaient que les spectacles avaient été remplacés par des enregistrements ou des publicités qui pouvaient utiliser l'espace en toute sécurité dans le cadre des réglementations de COVID. GoMeddo a permis à l'ENO de réagir avec souplesse et de planifier plus facilement. En tant qu'intégration à Salesforce, GoMeddo fournit des rapports détaillés pour soutenir la planification et la budgétisation ultérieures. Le calendrier du personnel est l'une des fonctions qui permet à l'ENO d'avoir un impact significatif sur le budget.
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"Historiquement, nous ne pouvions jamais dire quelles étaient les heures de travail sur un spectacle. Nous n'avions tout simplement pas cette possibilité. Nous ne pouvions pas enregistrer les émissions sur lesquelles le personnel travaillait, ce qui signifiait que nous devions toujours nous baser sur des suppositions éclairées lorsqu'il s'agissait de notre budget. Aujourd'hui, nous disposons d'un rapport très précis qui indique exactement combien d'heures ont été consacrées à une émission, et nous pouvons apporter de petits changements qui font une grande différence financière.

Ce type d'économies budgétaires n'a jamais été aussi important qu'en ces temps d'incertitude dans les arts. GoMeddo continue de travailler avec l'ENO, en faisant évoluer le système pour répondre aux exigences changeantes, tout en relevant les défis de COVID, en aidant l'ENO à continuer d'innover et d'apporter l'opéra au plus grand nombre.