La seule source de vérité pour l'English National Opera

L'ENO est « l'opéra national pour tous ». Ses spectacles, chantés en anglais, contribuent à faire tomber les barrières linguistiques et à « créer de nouvelles expériences d'opéra qui inspirent ». En prônant l'inclusivité, l'English National Opera va à l'encontre des attentes traditionnelles qui imposent aux spectateurs de porter une tenue de soirée, et ouvre au contraire ses portes à tous. L'ENO a mis en place un modèle innovant adapté à l'ère moderne. Mais ses systèmes opérationnels étaient restés ancrés dans le passé.

Comme tout opéra, l'ENO doit faire face à des défis logistiques extrêmement complexes : gérer les horaires de travail du personnel, répertorier et entreposer méticuleusement les décors et les costumes, planifier les séries de représentations pour les années à venir et expédier à l'étranger les opéras loués.

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Gestion d'une logistique complexe avec des processus manuels hérités

Le personnel doit jongler quotidiennement avec un flux d'informations en constante évolution qui concerne chaque élément de la production. Chose incroyable, comme le souligne Katie Haynes de l'ENO, tout cela a été géré à l'aide d'un fichier Excel principal intitulé « The Cards », ou bien à l'aide de fiches papier épinglées sur des tableaux dans chaque service.

« Cela représente énormément de vérifications manuelles, et chaque fois que nous annonçons une saison, je dois m’asseoir devant mon ordinateur, consulter la base de données et m’assurer que tous les détails sont corrects. Chacun a sur soi sa propre version imprimée de « The Cards », et dès qu’il y a un changement, tout le monde doit mettre à jour les informations dans ses propres documents. Le risque d’erreur humaine – car nous ne sommes que des êtres humains – est extrêmement élevé, et si quelque chose ne va pas, les conséquences pourraient être très graves. »

Poussée par un besoin évident de centralisation, d’amélioration de l’accessibilité des informations et de modernisation de ses opérations, l’ENO a lancé un appel d’offres afin de trouver un partenaire technologique, qui s’est conclu en 2020 par la sélection de GoMeddo.

"En fin de compte, GoMeddo offrait une plus grande capacité de personnalisation et de mise en œuvre de nos idées", explique Katie. "En tant que compagnie d'opéra, nous avons des exigences très spécifiques, pas particulièrement courantes, en ce qui concerne la manipulation et le traitement des réservations. GoMeddo s'est montré très réceptif à ces exigences.

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Une source unique d'informations fiables et un système de gestion numérique simple

En conséquence, l’ENO et GoMeddo se sont associés pour créer un système entièrement sur mesure, capable de rationaliser les nombreuses réservations et les détails complexes transmis d’un service, d’une production ou d’une série de représentations à l’autre. Des fonctionnalités personnalisées ont été développées pour répondre aux besoins spécifiques de l’ENO. Cela inclut la création d’une fonction « fantôme » permettant de créer des ébauches de plannings avant leur mise en ligne, l’amélioration des capacités de planification, ainsi que la mise en place d’un système de codes QR pour suivre et regrouper tous les éléments de costumes avec l’artiste et la représentation auxquels ils correspondent, garantissant ainsi la continuité et permettant de gagner un temps précieux. L’ENO dispose désormais de 6 vues de calendrier distinctes qui peuvent toutes être superposées, personnalisées et modifiées selon les besoins par toute personne disposant des autorisations nécessaires. Cela offre à l’ENO une visibilité sans précédent. Chaque détail d’une représentation est désormais regroupé en un seul et même espace. Les « bibles de spectacle », qui fournissent à chaque service les exigences spécifiques à chaque production, sont directement accessibles de manière centralisée, ce qui favorise une expérience de travail plus cohérente. Dans un secteur ancré dans l’histoire, la possibilité de revenir sur les détails passés est essentielle.

« Nous disposons désormais d'un registre définitif indiquant qui a porté quoi et lors de quelle représentation. Dans ce secteur, c'est essentiel de le savoir. Nous pouvons affirmer que « ce vêtement a été porté par telle personne il y a 30 ans ». Cela nous permet également d'enregistrer les anciennes mensurations. Auparavant, c'était très fastidieux de le faire pour chaque représentation hebdomadaire, mais désormais, le système gère très bien tout cela. »

Pour la première fois, un nouveau calendrier des artistes offre à l’ENO une vue d’ensemble complète des activités des artistes et de leurs déplacements. Les activités et les besoins de chaque artiste, qu’il s’agisse d’obligations légales ou d’allergies, sont consignés, ce qui permet de connaître rapidement leurs disponibilités et de garantir le respect de la réglementation du travail. Des vues du calendrier ont également été créées pour les salles de spectacle, les locations d’opéra, le personnel, les séries de représentations et, bien sûr, « The Cards », offrant ainsi une vue d’ensemble complète. L’ENO et GoMeddo ont collaboré pour créer une réplique numérique quasi exacte de « The Cards », permettant à toute personne disposant d’un iPad ou d’un smartphone d’accéder à la version la plus récente lors de ses déplacements – un atout essentiel dans le milieu du théâtre. Il est important de noter que l’ENO dispose désormais d’une source unique et fiable pour l’ensemble de sa planification, ce qui réduit considérablement le risque d’erreur humaine. Cette fonctionnalité arrive à un moment particulièrement difficile pour le secteur des arts, les restrictions liées à la COVID-19 entravant considérablement l’accès aux spectacles. Mais Katie souligne que la technologie est plus nécessaire que jamais.

« Avant, on planifiait les cycles de production des années à l'avance, et tout était très bien défini ; on connaissait nos budgets, et il n'y avait pas beaucoup de changements de dernière minute. Mais avec la COVID, j'ai dû envoyer les cartes chaque semaine à cause de ces changements constants de programme. »

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Évolution de la réglementation et de l'audience

‍‍L'évolution de laréglementation concernant le nombre de spectateurs et les mesures de sécurité a conduit à remplacer les représentations par des enregistrements ou des spots publicitaires, permettant ainsi d'utiliser les lieux en toute sécurité dans le respect des règles sanitaires liées à la COVID. Grâce à GoMeddo, l'ENO a pu faire preuve de souplesse dans sa réponse à la situation et planifier l'avenir plus facilement. En tant qu'intégration à Salesforce, GoMeddo fournit des rapports détaillés qui facilitent la planification et l'établissement du budget. Le calendrier du personnel est l'une des fonctionnalités qui a un impact significatif sur le budget de l'ENO.

« Avant, on ne pouvait jamais dire avec précision combien d’heures on consacrait à une émission. On n’en avait tout simplement pas la possibilité. On ne pouvait pas enregistrer les émissions sur lesquelles travaillait l’équipe, ce qui signifiait qu’on se basait toujours sur des estimations pour établir notre budget. Aujourd’hui, en revanche, on dispose d’un rapport très précis qui indique exactement combien d’heures ont été consacrées à chaque émission, et on peut apporter de petits ajustements qui font une différence financière considérable. »

Ce type d'économies budgétaires n'a jamais été aussi important qu'en ces temps d'incertitude dans les arts. GoMeddo continue de travailler avec l'ENO, en faisant évoluer le système pour répondre aux exigences changeantes, tout en relevant les défis de COVID, en aidant l'ENO à continuer d'innover et d'apporter l'opéra au plus grand nombre.